Guide til HR: Hjælp medarbejderne tilbage på kontoret

Langsomt kan medarbejderne nu vende tilbage til arbejdspladsen. For at det bliver en succes er det vigtigt, at HR, arbejdsmiljørepræsentanten og ledelse hjælper, og ikke forventer, at alle uden videre kan komme nemt tilbage. I denne guide til HR hjælper vi med, hvordan medarbejderne kan komme sikkert tilbage

At vende tilbage til kontoret kan være stressende for nogle, men med grundig planlægning og klar kommunikation og dialog, kan HR hjælpe medarbejderne i at navigere sikkert gennem overgangen fra hjemmearbejde til fysisk fremmøde.

Læs også: Forebyg smerter i håndled ved kontorarbejde

Mange virksomheder vil gerne have deres medarbejdere hurtigt tilbage. Men det er vigtigt at holde sig for øje, at det ikke kan ske fra den ene dag til den anden. Det vil højst sandsynligt tage tid for mange, at vænne sig til at være tilbage.

Guide til HR: Hvad er HR's rolle?

HR er bindeleddet mellem ledelsen og medarbejderne i opgaven med at få alle trygt tilbage. Derfor ligger der en stor kommunikationsopgave i at kommunikere klart - både til ledelse og medarbejdere, hvad der skal ske og hvilke forventninger der er.

En proaktiv tilgang er vital, hvor I italesætter forventninger fra begges side. Det er en illusion at tro, at tingene kan blive de samme som tidligere.

Det handler både om det fysiske arbejdsmiljø, men i lige så høj grad det psykiske. Lange perioder med hjemmearbejde kan have været en belastning for nogle, mens andre har trivedes i det, og har set hvilke muligheder, det giver dem. Udfordringen er, at kunne støtte alle i den overgang, og den måde, I vælger at indrette jer på fremover.

Hjælp medarbejderne tilbage til et godt arbejdsmiljø

Fysisk skal der tages stilling til, hvordan I indretter jer bedst. Det skal ikke være op til den enkelte medarbejder at sørge for, at der er afstand nok. Hjælp medarbejderne tilbage ved at have taget de overordnede beslutninger på forhånd. Hvis kontoret skal indrettes anderledes end tidligere er det vigtigt, at sørge for, at der også tages højde for god ergonomi på de nye pladser – både hvis den nye plads er på hjemmekontoret, på en flyverplads eller bare ved et nyt vindue på kontoret.

For efter lang tid med hjemmearbejde med varierende – og ofte ikke god - ergonomi, er god ergonomi om muligt endnu mere relevant.

Læs også: Er du klar til den hybride arbejdsplads?

Få gode vaner fra start, når du kommer tilbage til kontoret 

For at komme godt tilbage til kontoret er det vigtigt, at du får lavet en plan sammen med din leder. Det gør det nemmere ikke at falde tilbage i gamle, dårlige vaner, samtidig med at du får forventningsafstemt dit arbejde.   

Mange af os har det med at arbejde alt for meget, når vi kommer ind på kontoret igen, i et forsøg på at nå alle de bunker, der ligger. I stedet for at lave den fejl, skal du tale med din leder, og evt. dine kolleger om, hvordan I prioriterer det, så du undgår at drukne i arbejde.  

Når du har en prioritering af bunkerne klar, er det nemmere at sætte en ramme om din arbejdsdag, så du ikke starter ud med at arbejde over og udkøre dig selv. På den måde kan du også holde fri, når du har fri, og ikke have dårlig samvittighed det, du ikke nåede. 

De gode vaner kan også findes i det, vi har lært af at være hjemsendt. Måske har det fungeret bedre med online møder i nogle henseender, fordi de så kunne holdes kortere. Måske er der nogle møder, der har vist sig at være overflødige. Og måske har du lært nogle helt nye ting om, hvordan du selv arbejder bedst.  

Alt det skal du tage med dig i at skabe nogle nye, gode arbejdsvaner. 

God ergonomi er også en god vane 

Vi blev alle meget hurtigt kastet ud i hjemmearbejde. De fleste har siddet på dårlige hjemmearbejdspladser i køkkenet, stuen eller børneværelset, der ikke er indrettet ergonomisk til arbejde.

Samtidig har det nok også været sværere at huske, at ergonomi ikke kun handler om at have den rigtig kontorstol i den rette højde. Det handler også om, hvad du ellers laver med din krop.   

Det er derfor en kærkommen lejlighed til at få gang i de gode vaner om variation og pauser, når du kommer tilbage til kontoret. Hvor du husker at skifte arbejdsstilling mange gange i løbet af dagen, og holde pauser. Dem kan du kan bruge på at få bevæget dig lidt, og tale med dine kolleger, som også har brug for at huske de gode, ergonomiske vaner. 

Læs også: Ergonomi på kontoret: Sådan sætter du det på dagsordenen

Læs også: Undgå skader og spar penge: Effekten af en ergonomisk korrekt arbejdsstation

Klar kommunikation skaber også godt psykisk arbejdsmiljø

I skal være klare i jeres kommunikation om, hvordan I håndterer corona (eller resterne deraf) - både hvad angår smitte-udbrud, men lige så meget i det daglige med, hvad jeres retningslinjer er for afspritning og afstand.

For nogen siger dette sig selv, men for andre kan det give en tryghed i at vide, at arbejdspladsen har formuleret reglerne, og vide, hvordan de er. Især at der er klare (og fornuftige) regler omkring køkkenet, kantinen og andre steder, hvor alle kommer.

Samtidig vil det også være godt at informere om, hvordan rengøringen vil være fremadrettet. Måske har oplevelsen med en pandemi medført, at I indfører en ekstra rengøring i løbet af dagen på udsatte steder, eller måske vil I bede jeres medarbejdere gøre udvalgte steder rene, når de har været der.

Hvis I gør det, skal I også sørge for at de har midlerne til rengøring og afspritning. Det skal ikke være den enkeltes ansvar. Hvis nogle efterspørger andre rengøringsmidler, så sørg for at de får det.

Lav en guide til HR - og til medarbejderne

I det store puslespil med at få alle tilbage skal der udarbejdes flere guides. Både til jer selv - og til medarbejderne.

For det er ikke en mulighed at alle skal møde ind igen samtidig. Planlæg derfor i god tid, hvordan alle kommer tilbage. Meget gerne med en detaljeret step-by-step plan med definerede delmål.

Det er en hjælp for medarbejderne at vide på forhånd, hvornår de skal møde på kontoret, så de mentalt kan forberede sig.

Sørg for at kommunikationen er klar, og kommunikér i god tid, hvis der kommer ændringer.

Især hvis det ikke er alle, der er tilbage på kontoret. Alle skal have den samme kommunikation, så der ikke opstår misforståelser. Derfor skal I også forklare, hvorfor I gør, som I gør.

Vi har samlet alt du skal vide, for at få styr på det gode arbejdsmiljø 

Hjælp medarbejderne tilbage ved at lytte til dem

En stor hjælp til medarbejderne er også at lytte til dem - og anerkende at de har de forskelligt. Giv rum til at nogle har brug for mere fleksibilitet end andre i overgange med at komme tilbage til kontoret.

Et godt psykisk arbejdsmiljø kræver rummelighed og plads til forskellighed. Derfor skal I kunne tage individuelle hensyn og ikke skynde denne overgang igennem.

Der skal skabes en fælles forståelse af, hvad det gode arbejdsliv er, og hvordan I sammen kan skabe de rammer. Derfor skal I både lytte til medarbejderne, hvis de kommer til jer, men også facilitere at der snakkes om det. Eksempelvis ved at tale sammen i teams eller afdelinger.